تشغيل آلية تلقي ملاحظات المجتمع المحلي والاستجابة لها

1) استخدم الإرشادات الرسمية الصادرة عن مركز إدارة العلاقات مع السكان (CFRM) لإدراج المتطلبات الرئيسية اللازمة لتقديم استجابة ملائمة للتعليقات المقدمة من السكان المتأثرين (على سبيل المثال، الموعد الذي يجب أن تُقدَّم فيه الاستجابة وكيفية تقديمها).

2) من بين جميع الملاحظات الواردة، قم بتقييم عدد الملاحظات التي تم الرد عليها وفقًا للإجراءات المطلوبة (من خلال مراجعة الوثائق ذات الصلة، وسجل CFRM، وإجراء المقابلات، وما إلى ذلك).

3) لحساب قيمة المؤشر، قسّمعدد الردود المقدمة وفقًا للإجراءات المطلوبة على إجمالي عدد الملاحظات الواردة (مع تضمين الملاحظات ذات الصلة بمسؤوليات CFRM فقط). اضرب النتيجة في 100 لتحويلها إلى نسبة مئوية.

1) يجب أن تتضمن «المتطلبات الأساسية» تقديم الاستجابة في الوقت المناسب وبطريقة تصل إلى الفئات المستهدفة. كما يجب أن تراعي الاحتياجات المتعلقة بالاتصال للأشخاص الأميين وذوي الإعاقة.

2) قد لا يؤدي تلقي الرد إلى رضا المستفيد، وينبغي التمييز بين الأمرين. لذا، يُنصح باستكمال بيانات هذا المؤشر بمؤشر آخر هو «النسبة المئوية لمستخدمي نظام إدارة علاقات العملاء (CFRM) الذين أعربوا عن رضاهم عن الرد الذي تلقوه».

3) يُوصى بأن تبلغ القيمة المستهدفة لهذا المؤشر 90٪ على الأقل.  

4) يمكن الرد على الشكاوى من خلال الردود الفردية، ولكن يمكن أيضًا أن يكون ذلك في شكل حملات إعلامية واسعة النطاق أو رسائل تُوجه عبر قيادات المجتمع المحلي، إذا تم، على سبيل المثال، تلقي عدد كبير من الشكاوى بشأن نفس الموضوع المتعلق بتقديم الخدمة.